公文处理办法

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公文处理办法

发布时间：2020-08-26

为进一步推动盟公共资源交易管理工作联席会议办公室和盟公共资源交易中心行文工作规范化、制度化、科学化，切实发挥以文辅政作用，有效促进公共资源交易各项工作规范高效开展，制定本办法。

一、行文规范

（一）公共资源交易中心发文字号包括以下几种：

1.锡公资党组发〔年号〕发文顺序号。用于以中心党组名义向自治区公共资源交易管理服务中心、盟委、行署或党委口部门印发涉及机关党的建设、“三重一大”重大事项的报告等，各类请示、汇报及党组会议纪要。由中心党组书记审核签发。

2.锡公资发〔年号〕发文顺序号。①用于以中心行政名义向自治区公共资源交易管理服务中心、行署公共资源交易各有关主体印发年度工作报告，各类请示；②向市场交易主体、相关部门印发的各类公告、通告、批复、通知、通报、会议纪要等。由中心主任或副主任审核签发。

3.锡公资函发〔年号〕发文顺序号。①用于向行政行业主管部门的交易答复、问询、协调、商洽等事宜；②向监管部门通知各类违规违法行为等事宜；③向其他盟市、旗县协调沟通交易相关事宜；④向中心软件开发公司后台申请调阅电子档案事宜。由主任或副主任审核签发。

4.锡公资办发〔年号〕发文顺序号。以中心办公室名义，向中心各科室印发的各类通知、通报等，协调中心内部工作。由分管副主任审核签发。

（二）公共资源交易管理工作联席会议办公室发文字号包括以下几种：

1.锡公管联席会〔年号〕发文顺序号。用于协调全盟公共资源交易工作、指导协调全盟公共资源交易平台整合建设、解决公共资源交易工作中的重大问题、通报各类违规违法行为等各类通知、通报。由联席会议领导小组组长审核签发。

2.锡联席办字〔年号〕发文顺序号。用于以联席会议办公室名义开展组织、联络、协调工作、落实联席会议议定事项、督促各成员单位履行工作职责、对全盟公共资源交易工作进行督促检查等日常通知、情况通报。由联席会议领导小组副组长或联席会议办公室主任审核签发。

（三）工作简报：

1.信息简报采取（2020年度总期，第期）期刊格式。

2.信息考核采取季度通报评比、年考核方式。

3.信息内容包括①每月、每季、半年、年度交易情况；②平台运行中存在的问题，通报各类表彰或违纪违法问题；③开展调研情况；④自治区、各盟市、各旗县及周边地区先进经验做法；⑤与公共资源交易工作密切相关的其他方面信息。

二、标准行文格式要求

按照中办、国办2012年4月16日印发的《党政机关公文处理工作条例》和2012年6月29日印发的《党政机关公文格式》国家标准版相关要求，简要列举以下行文规范。

（一）制版要求。中心行文统一使用WPS制版。版面干净无底灰，字迹清楚无断划。版面尺寸为上35mm、下30mm，左30mm、右30mm。尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

（二）排版规格。①标题：一般用2号方正小标宋体字，分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。②正文：一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般行距为 28 磅。③附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，附件名称后不加标点符号。

（三）版记。①主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。②抄送。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。③印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（详见附件）

（四）其他要求。鉴于公文标准内容较多，其他有关要求请各科室参照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》相关要求制文。

三、公文运行管理

（一）发文办理。以中心和中心办公室名义制发公文。制发公文包括草拟、审核、签发、登记、缮印、用印、分发等程序。

1.中心文件，一般由办公室统一起草，根据工作性质也可由领导责成相关科室起草。与业务相关的发文由主要业务科室牵头起草，各科室以中心名义下发或上报的文件，由各科室经办人拟稿，科室负责人核稿送办公室审核，经办公室审核完毕统一编发文件号后，由承办科室呈分管领导签发。承办科室将文件原稿、附件及正式文件交办公室档案员留存归档。涉及较大事项或全局事项由分管领导审签，主任签发。未经审核的文稿，中心领导不予签发。有时间限制的发文，在征求主任、各副主任意见时，文件可带有交办单，限期收回传阅、审阅的文件。

2.拟稿要符合国家的法律、法规，符合党和政府的路线、方针、政策及有关规定，情况属实，条理清楚，文字精练，符合行文规范。所拟文稿要填写拟稿纸，拟稿人要把形成文稿有关文字资料和拟稿的依据附在文稿后面。从拟稿、核稿、签发、打印、校对、发文逐一签字。文稿审核、签发后由办公室办文人员登记，填写文号。公文正式印制前，文秘人员应当进行复核，重点是：手续是否完备，材料是否齐全，格式是否规范，版记是否齐全，发文时间是否准确等。

3.公文的起草、修改、审批、签发一律用黑、蓝色钢笔或碳素笔。向行署和上级机关的请示报告或要求批转的文件，必须用正式文件，不得报送草稿。向行署报送的“请示”、“报告”均需报送2份，送至行署秘书处。

4.需要保密的公文应根据《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关秘密级别划分的规定发文。

5.公文制成后，需要盖章的由办文人员加盖机关印章，之后办文人员根据主送、抄送单位将文件发至各有关部门、各领导、各科室。

（二）收文办理。收文办理包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

1.文件的签收、分发应在一天内完成，急件急办。收到各类来文，办文人员要及时启封登记，登记后将文件送办公室主任，根据工作分工提出拟办意见，办文人员立即按拟办意见办理。需传阅的文件，原则上由办文人员负责按领导排序进行传阅，主要领导外出，可先送其他领导批阅，待主要领导回来后再送阅；文件内容只涉及分管领导的，呈送分管领导阅批；属于需要提前办理的文件先复印给有关科室办理，办公室并履行相关交办手续，原件继续按顺序传阅。办公室要按照领导批办意见跟踪落实，并将办理结果报呈有关领导阅知。领导批注的办理意见，办文人员要及时送办公室主任和有关科室阅知。

2.领导批示办理的文件，要及时交送具体承办科室和相关工作人员处理。催办承办人员要根据文件内容，分轻重缓急程度安排处理，特急件随到随办，急件一般应在一个工作日内办理完毕，平件应在三个工作日内办理完毕，特别复杂的事项不能在规定时限办结的，应及时说明情况。

3.对中心内部承办和对本中心发出文件需要答复的，要以填发催办单或口头方式进行催办。对文件没有送达和久拖不办，贻误工作造成损失的要视情况追究相关人员责任。催办过程要作简单记录，重要情况要及时向领导汇报。

4.各科室文件要有专人管理，健全收登、阅签、承办、立卷等手续，随时立卷归档。文件、档案丢失，按程序追查责任，按保密法有关规定处理。

（三）整理归档。需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

1.收集范围。

（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、建设和历史研究具有利用价值的公文材料；

（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文资料；

（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料；

（4）其他对本机关工作具有查考价值的公文材料；

（5）两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。

2.系统整理。

整理的方法是：（1）装订。归档文件应按件装订。（2）分类。按照档案管理规定，结合中心实际确定分类原则，但同一卷宗应保持分类方案的稳定。（3）排列。应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，同一发文字号的公文可按文号顺序排列，会议文件等成套性文件可集中排列。（4）编号。应依分类方案和排列顺利逐件编号，在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。（5）编目。应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。（6）装盒。将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。对于不需要整理的公文资料，应进行登记后，按有关保密规定销毁。

3.移交归档。

通过系统整理后的公文材料，应定期交本机关档案部门或者档案工作人员保存，以保证机关档案的完整，便于查找利用。在移交之前，拟移交案卷的质量要经过档案部门检查验收。完成移交工作，公文就正式转化为档案。